工作多到要爆炸?八招化解!

2016.08.31 (更新 2016.09.07)

by 吳怡靜 (天下雜誌)

工作多到要爆炸?八招化解!

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會議開不完,報告寫不完,專案做不完,這是你的職場寫照嗎?小心工作量超出負荷,讓你做事沒效率,加班也救不了。利用八個方法,打破被工作淹沒的困境。

工作到一半,老闆走過來交辦新的差事;辦公室裡,每隔十分鐘就有人問你問題,讓你無法專心做事;你的手機整天響個不停;一堆電子郵件等著你回覆。

哦,還有那些開不完的會議、寫不完的報告、談不完的客戶專案……。

在這個強調團隊、創新和速度的時代,愈來愈多主管和知識工作者抱怨他們的工作爆量。維吉尼亞大學管理學教授克羅斯估計,他們必須花八、九成以上的時間開會、講電話、回電子郵件,剩下的時間根本不夠做事。

「我問自己:你到底在幹嘛?這太瘋狂了,」一家跨國公司主管告訴《華爾街日報》,他當空中飛人到處開會,週末也不得閒,忙到精疲力竭。

真想大喊,「夠了沒!」

「我做太多工作,永遠在逼自己多做一點,永遠在處理回不完的電郵。我試著掌控生活,但失敗了,」一家數位行銷公司的主管透露,有時他真想高舉雙手大喊,「夠了沒!」

不管我們怎麼做,一天的事永遠做不完,往往逼得我們只能先處理手邊最緊急、而非最重要的那些事。

更糟糕的是,因為工作量超過負荷,我們變得沒有效率,即使加班也沒用。研究顯示,人一天只要工作超過八小時,生產力與認知表現就會下降。也就是說,我們工作的第九、第十、第十一個小時,完成的工作量會一直遞減。

如何打破這種困境?專家建議,先從保持正面心態做起,利用下面幾個方法,戰勝工作爆量。

一、花幾分鐘做正念練習:在新書《好日子革新手冊》中,管理顧問韋伯(Caroline Webb)建議,下次當你覺得工作過量,壓力太大時,可以用這個方法,讓頭腦清醒起來,重新獲得專心的機會。

停下手邊的事,花五分鐘時間把意念專注在呼吸上。最簡單的一招,是「三秒呼吸法」:全身放鬆,閉上眼睛,用三秒鐘吸氣,三秒鐘呼氣,然後閉氣三秒,輪流練習。慢慢的,你會感覺大腦不再一團亂。

二、最重要的事先做:做完深呼吸,腦袋清醒後,幫自己訂出一張有焦點、做得到的待辦清單(別去管其他事情了,等你把最重要的事情做完再說)。檢查這張清單,問你自己:眼前最重要的事是什麼?今天一定要做完的事是什麼?今天不做的話,後果最嚴重的事是什麼?

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